IA2: Regeln für Vorschüsse und Erstattungen von Diözesanveranstaltungen

Die Diözesanversammlung möge beschließen:

Der Hauptausschuss wird beauftragt zeitnah ein Verfahren zu erstellen, dass eine
angemessene Regelung über die Gewährung und Abrechnung von Vorschüssen und
privat verauslagten Ausgaben für Diözesanveranstaltungen beschreibt. Das
Verfahren soll der Diözesanversammlung 2025 vorgestellt werden, aber
schnellstmöglich eingeführt werden, um für alle Betroffenen eine akzeptable
Lösung für die Gewährung und Abrechnung von Vorschüssen und privaten Auslagen
ermöglicht.

Folgende Punkte sollen berücksichtigt werden:

1. Für die Veranstaltung muss eine vom Diözesanvorstand oder einer
   beauftragten Person genehmigte Kalkulation vorliegen.

2. Es sollen Regeln erstellt werden, welche Auslagen erstattbar sind.

3. Der Vorschussempfänger verpflichtet sich mit Unterschrift, den Vorschuss
   durch Vorlage der Belege innerhalb von vier Wochen nach Abschluss der
   Veranstaltung abzurechnen und einen etwaigen Überschuss umgehend
   zurückzuzahlen.

4. Auslagen, die durch Belege dokumentiert und eingereicht sind, sind
   innerhalb von vier Wochen nach Einreichung zu erstatten.

5. Ausgaben werden nur erstattet, wenn sie die Vorgaben erfüllen.

Sobald ein Verfahren festgelegt ist, wird es allen betroffenen Personen (z. B.
Leitende des Diözesanverbandes) bekannt gegeben

Zur Diözesanversammlung 2025 prüfen die Kassenprüfer die Wirksamkeit des
Verfahrens und schlagen eventuell erforderliche Änderungen vor.