| Veranstaltung: | Diözesanversammlung 2024 |
|---|---|
| Antragsteller*in: | Vorstand St. Georg (dort beschlossen am: 16.09.2024) |
| Status: | Eingereicht |
| Eingereicht: | 17.10.2024, 20:46 |
| Antragshistorie: | Version 1(17.10.2024) |
Die Diözesanversammlung möge beschließen,
dass von Ehrenamtlichen im Voraus einer Diözesanveranstaltung privat ausgelegtes
Geld innerhalb von 14 Tagen vollständig, inklusive nicht abrechenbarer Kosten
überwiesen wird - losgelöst von der Abrechnung.
Die Autorisierung der Ausgaben erfolgt durch den Vorstand bzw. die
Diözesanleitung.
Ehrenamtlichen ist nicht zuzumuten, auf die Rückzahlung ihrer Ausgaben länger als 14 Tage zu warten, bzw. noch mehr Zeit zu investieren, um diesen Rückzahlungen hinterherzulaufen, aktuell manchmal jahrelang...
Hierbei ist es auch völlig unerheblich, ob die Kosten abgerechnet werden können oder nicht. Wenn die Lagerleitung entscheidet, dass Gegenstände mit Pfand gekauft werden müssen oder auch Alkohol, dann muss zuallererst der Privatperson, die diese Ausgaben vorgestreckt hat, dieses auch wieder erstattet werden.
Im Nachgang kann mit der verantwortlichen Lagerleitung immer noch geklärt werden, wie das gegenfinanziert wird.
Kommentare
Pfadi-Stufe:
Innerhalb wieviel Tage Gekd zurück erstattet werden kann, können wir nicht ermessen. Wenn 14 Tage machbar ist - okay.
Nicht abrechenbare Kosten allerdings können nicht einfach blind und ohne Prüfung überwiesen werden., schon gar nicht für Alkohol - das muss separat geklärt werden und kann gar nicht über eine Lagerkasse gehen. Über nicht zuschussfähige Kosten könnten wir diskutieren.
Debora :
Wer vom Diözesanvorstand oder den Stufenreferent*innen übernimmt dann die Autorisierung?
Welche Konsequenzen hat es, wenn die Frist nicht eingehalten wird?
Dominicus:
- Es sollte nicht auf die Prüfung der gesamtabrechung durch Land berlin gewartet werden.
- Auch Fristen sind sinnvoll. ; Sind 14 Tage realistisch?
Maggi:
Leitendenlager, Dance in Grenz: ich wurde gefragt, ob ich einen Vorschuss für den Kücheneinkauf haben wollte, hielt das aber für unnötig, habe alles privat vorgestreckt, inkl. Einiger Kästen Bier, um die mich die Lagerleitung gebeten hat, hinterher die Bons abgegeben - und das Geld für das Bier nicht zurückbekommen, nur den Rest. Hätte ich den Vorschuss genommen, statt privat auszulegen, hätte ich bis zum Tag der Abrechnung einige 100 € zusätzlich auf meinem Konto gehabt - so fehlte mir stattdessen etwas und ich musste einen zusätzlichen Aufwand in Kauf nehmen - und ehrlich gesagt, weiß ich nicht mal, ob ich das Geld jemals von irgendwem zurückbekommen habe. Und eingenommen wurde es, wir haben ja das Bier vor Ort bezahlt. Das Geld für das Bier wurde vom gleichen Diözesanverband eingenommen.
Und wenn man Lager für Lager irgendwelche Miniausgaben hat, die man erst auf Nachfrage zurückerstattet bekommt, verliert man einfach irgendwann den Überblick.
Karl hat im September 2024 seine Auslagen vom Jufisola 2023 erstattet bekommen. Und im Oktober die 400 € vom Jufipfila.
In Gesprächen mit anderen Personen stellte sich heraus, dass das keine Einzelfälle sind. Das führt dazu, dass Eingeweihte mittlerweile nur noch auf Vorschuss für den DV Geld ausgeben - und aus einigen Gesprächen habe ich gehört, dass diese Vorschüsse auch umgekehrt nie zurückgefordert werden. Wir befürchten hier daher einen finanziellen Schaden für den Diözesanverband. Daraus entstand dann unser zweiter Antrag.
Oft machen Leute die Küche, die sonst nicht viel mit dem Lager zu tun haben, weder mit der Abrechnung, noch mit der Planung oder der inhaltlichen Gestaltung - oft nicht mal mit der entsprechenden Stufe. Der Aufwand für das Verrechnen von Vorschüssen und Belegen - inklusive der Zuordnung zu verschiedenen Töpfen wie Erstattungsfähig und nicht Erstattungsfähig - sollte nicht bei diesen Ehrenamtlichen liegen.